Diantara banyaknya daftar ceklis persiapan pernikahan, nampaknya para calon pengantin, menyusun daftar tamu tidak jadi sebagai prioritas pertama mereka. Memang, membuat daftar tamu bisa menjadi salah satu momen yang paling menegangkan sebelum hari pernikahan, karena akan banyak campur tangan dari keluarga lainnya.
Namun, daftar tamu memiliki peran penting dalam menentukan biaya pernikahan, selain itu jadi bisa jadi suatu pengalaman, dan kenangan seumur hidup dari menciptakan pernikahan yang berkesan.
Karena kamu dan pasangan sudah memilih orang-orang penting yang akan hadir dalam momen paling spesial dan mahal dalam hidup kamu dan pasangan. Oleh karena itu, perencanaan daftar tamu harus dilakukan dengan cermat dan dipertimbangkan secara matang.
Faktor dalam Menentukan Tamu Undangan
Menentukan siapa yang seharusnya diundang ke pernikahan adalah daftar tugas yang penting dan tidak boleh dianggap remeh. Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum mengirimkan undangan, seperti anggaran, keterlibatan keluarga, dan lokasi di gelarnya pernikahan.
Sebelum memulai merencanakan, pastikan kamu dan pasangan mengetahui dengan pasti berapa banyak tamu yang dapat diundang. Setelah terbanyang, selanjutnya perlu menetapkan batas jumlah tamu, dan ini hal penting sebelum mulai menyusun daftar tamu.
Tanpa batas yang jelas, kamu dan pasangan akan sulit menyusun daftar tamu, hal ini dilakukan demi menghindari biaya yang tidak terduga. Untuk itu Invigital, punya beberapa tips berguna untuk membantu kamu dan pasangan dalam menyusun daftar tamu pernikahan dengan lebih mudah.
Sesuaikan dengan Anggaran dan Lokasi Pernikahan
Hal pertama yang perlu dipikirkan adalah sesuaikan dengan anggaran pernikahan yang sudah kamu keluarkan. Setelah itu cocokan juga dengan kapasitas lokasi pernikahan kamu di gelar. Hal ini dilakukan selain bertujuan untuk menjaga agar tidak over budget, ini dilakukan demi kenyamanan bersama dalam pernikahanmu nanti.
Dan untuk memastikan lokasi, kamu dan pasangan perlu mengkonfirmasi ke pihak lokasi, untuk tahu berapa jumlah kapasitas maksimal di lokasi tersebut. Jika sudah mengetahuinya, kamu dan pasangan dapat memutuskan berapa jumlah tamu yang di undang, karena setiap tempat memiliki kapasitas yang berbeda-beda, tergantung pada jenis resepsi yang akan diselenggarakan, apakah resepsi yang besar atau di buat intimate. Jika ingin mengundang banyak tamu, pertimbangkan untuk kondisi kenyamanan di sekitar lokasi pernikahan, misalnya jika di dalam gedung, pastikan sirkulasi udara berjalan lancar dan ac nya menyala.
Atau jika ingin resepsi pernikahan intimate, pastikan jumlah tamu sesuai dengan daftar tamu yang sudah kamu buat. Jika tamu yang kamu undang maksima 100 orang, pastikan jumlah sesuai. Jika kamu dan pasangan memutuskan menggelar resepsi pernikahan, disaran menggunakan undangan digital, karena akan memudahkan untuk kamu dalam merekam data daftar tamu.
Membagi Daftar Tamu
Setelah menentukan kapasitas tamu dan anggaran, saatnya untuk memutuskan siapa yang akan diundang ke pernikahan. Hal ini bisa menjadi sulit dan memerlukan diskusi yang matang antara kamu dan pasangan. Namun sebelum memulai, pastikan kamu dan pasangan untuk menerima masukan, saran dan menampung keinginan keluarga juga.
Sebagai solusinya kamu bisa membagi daftar tamu sesuai dengan prioritasnya. Dengan cara membagi dua kelompok yaitu A dan B. Daftar tamu dalam list A terdiri dari orang-orang yang akan menerima undangan pertama. Jika ada tamu list A yang menolak undangan, kamu dapat mulai mengundang tamu dari list B.
Detailnya daftar A dan B ini harus dibuat kategori yang berbeda. Misalnya tamu list A berisikan keluarga besar, sahabat, rekan kerja, teman dekat kenalan, dan kolega. Sedangkan list B bisa berisikan, teman sekolah, kuliah atau tetangga. Dan sebelum menentukan daftar tamu A dan B, kamu dan pasangan bisa memulai dengan aturan yang jelas dalam menentukannya, demi menghindari konflik.
Meskipun tampak kurang menyenangkan untuk memprioritaskan tamu berdasarkan kepentingannya, namun ini adalah solusi untuk memastikan bahwa acara pernikahan akan dirayakan bersama orang-orang yang paling penting dalam hidup kamu dan pasangan, tanpa melebihi anggaran atau kapasitas lokasi pernikahan.
Setelah kamu membagi daftar tamu, jangan lupa untuk memperhatikan etika pengiriman undangan, agar terhindar dari situasi yang canggung. Kamu pasti tidak ingin salah satu tamu di daftar B berpikir bahwa mereka diundang secara tergesa-gesa atau sebagai pengganti jika tamu di daftar A tidak bisa hadir.
Untuk itu sebagai panduan, sebaiknya kamu mengirimkan undangan daftar A lebih awal dari biasanya, sekitar 10 minggu sebelum pernikahan. Dengan begitu, kamu akan memiliki waktu untuk menerima RSVP dalam beberapa minggu ke depan, dan bisa mencatat tamu yang tidak dapat hadir. Baru kemudian, kamu dapat mengirimkan undangan daftar B sekitar 6 hingga 8 minggu sebelum hari pernikahan.
Optimalkan Teknologi
Jika kamu mulai merasa kewalahan dalam mengelola daftar tamu dan melacak RSVP, maka kamu perlu menggunakan aplikasi digital untuk membantumu dalam mengelola daftar tamu online.
Dengan memanfaatkan teknologi melalui sistem digital, kamu bisa mengakses semua informasi tamu di satu tempat, serta berkomunikasi dengan tamu melalui email atau media sosial. Ini akan sangat membantu dalam menghemat waktu dan tenaga.
Walaupun terlihat menakutkan pada awalnya, setelah menyelesaikan tugas besar ini, akan mempelancar untuk menyelesaikan daftar ceklis perencanaan pernikahan lainnya. Untuk itu dengan adanya teknologi, hadir undangan digital seperti Invigital akan memberikan kemudahan dalam mengelola daftar tamu serta membagikan undangan pernikahan dengan mudah dan efektif.
